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一旦確定了珠?；顒?dòng)策劃公司http://aidelman.com/的目的，評(píng)價(jià)活動(dòng)的必要性就成了關(guān)鍵，例如場(chǎng)地面積要求、活動(dòng)時(shí)間表和功能規(guī)劃，以及活動(dòng)將在一周內(nèi)舉行。上述所有因素都對(duì)預(yù)算產(chǎn)生影響。因此，活動(dòng)策劃者需要熟悉活動(dòng)客人，如果他們的水平較高，費(fèi)用可能會(huì)更高。特殊需求，如餐飲需求，會(huì)影響餐飲成本?？腿藦哪睦飦頃?huì)影響活動(dòng)地點(diǎn)的選擇，當(dāng)然也會(huì)影響成本。收集上述信息后，活動(dòng)規(guī)劃者應(yīng)起草一份預(yù)算計(jì)劃，以幫助計(jì)算收入和支出。審查以往活動(dòng)的歷史，如果有的話，將有助于減少與活動(dòng)有關(guān)的費(fèi)用"。

有關(guān)活動(dòng)的開支一般分為下列部分：客房、交通、飲食、視聽、印刷品、行政、娛樂、講者薪酬等。"在每個(gè)類別中，預(yù)算規(guī)劃應(yīng)包括三欄：一欄是預(yù)期投入，另一欄是實(shí)際支出，第三欄是兩者之間的差額。是否遵循上述三點(diǎn)并不重要。重要的是要明白，你關(guān)心的是活動(dòng)成本的底線。

在每一項(xiàng)支出中，確定了與活動(dòng)支出有關(guān)的內(nèi)容，包括所有稅收、展覽費(fèi)、服務(wù)費(fèi)用、禮品費(fèi)用以及一些額外費(fèi)用，如高爾夫俱樂部的租金。如果活動(dòng)能產(chǎn)生收入，如贊助收入，則建議編制收入數(shù)據(jù)表。當(dāng)然，準(zhǔn)確的數(shù)字只有在會(huì)議之后才能知道，一般預(yù)算的10%左右需要作為不可預(yù)見的開支留出。